提出した書類が差し戻された：差し戻しの理由は2種類あり、補うものが違う
当サイトには、紙のファイルを一つ作り、入学手続きに使う書類をすべて一か所にまとめておくことについての別の記事があります。差し戻された後に補う一枚は、通常、そのファイルの中にあります。
まず、差し戻しの理由がどこに書いてあるかを見る
差し戻しの通知は、1通のメールのこともあれば、システム上の1行の状態表示だけのこともあります。理由の行はたいてい短いのですが、それによって次にだれを頼るのかが決まります。
「要件を満たしていません」としか書かれていないときは、どの項目が満たしていないのかをそのまま聞き返します。この一言で、やり取りをまるまる1往復省けます。
形式のほうは通常すぐに補える
スキャンがぼやけている、裏面が抜けている、ファイル形式が違う、署名がない、日付の欄が空いている。これらはどれも元の機関に戻る必要がなく、自分でもう一度やり直せば済みます。
当サイトには、入学手続きの書類をすべてスキャンしてPDFにし、後で見つけられる名前を付けることについての別の記事があります。名前の付け方が正しければ、送り直すときにまた違うものを送ってしまうことがありません。
内容のほうは発行した機関に戻る
氏名のつづりが一致しない、日付が合わない、ある欄が欠けている、版が古すぎる。これらは自分では直せませんし、自分で直すべきでもありません。もともとその書類を発行した機関に戻って、あらためて申請する必要があります。
あらためて申請するのにどのくらいかかるのかが、ここで最も先に尋ねるべきことです。3週間かかるのか3日なのかが分かって初めて、延期できるかどうかも同時に尋ねに行くべきかが分かります。
翻訳が差し戻されるのはまた別の種類
翻訳文が差し戻されるのは、訳が正しくないからかもしれませんし、翻訳者の資格や認証の形式が合っていないからかもしれません。この2つは分けて尋ねます。訳し直すことと認証を補うことは、同じ作業ではないからです。
当サイト（ビザサイト）には、英語以外の書類にいつ翻訳が必要になり、どの程度まで翻訳するのかについての別の記事があります。差し戻された後は、すぐにだれかに訳し直しを頼むより、その記事を読み返すほうが手間がかかりません。
送り直すときは、前回の番号を添える
多くのシステムは送り直しを新しい1件として扱うので、あなたの案件は列に並び直すことになります。元の申請番号と差し戻しの日付を添えれば、機関によっては元の順番に戻してくれます。
当サイト（ビザサイト）には、送った後に自分で記入の誤りに気づいたとき、誤りがどの種類なのかを先に区別することについての別の記事があります。他人に差し戻されるのと自分で気づくのとでは、対処の順序は実は同じです。
期限の件は分けて尋ねる
差し戻されても、元の期限が後ろにずれることはありません。ですから、書類を補うのと同時に一言尋ねます。補い終えるまでの間、私の申請は期限切れの扱いになりますか。
得られた答えは、だれが言ったのかと合わせて残しておきます。後で実際に期限切れとして扱われたとき、この1行が、あなたが指し示せる唯一のものになります。
この記事の範囲
この記事が扱うのは、書類が差し戻された後に原因をどう見分け、だれのところで補い、どんな記録を残すかという進め方です。特定の機関の受理基準、処理期間、差し戻しの規定を述べるものではなく、いずれかの差し戻しが正しいかどうかを判断するものでもありません。
実際の進め方は、受け付ける機関の正式な案内と書面による回答が基準です。
ポイント
差し戻しの理由は大きく形式と内容の2種類に分かれ、補う道がまったく違います。理由の行はたいてい短く、「要件を満たしていません」としか書かれていなければ、どの項目なのかをそのまま聞き返します。形式のほうには、スキャンがぼやけている、裏面が抜けている、ファイル形式が違う、署名がない、日付が空いている、といったものがあり、自分でやり直せば済みます。内容のほうは、氏名のつづりが一致しない、日付が合わない、欄が欠けている、版が古すぎる、といったもので、これらはもともと発行した機関に戻ってあらためて申請する必要があり、それにどのくらいかかるのかが最も先に尋ねるべきことです。翻訳が差し戻されたときは、訳が正しくないのか、翻訳者の資格や認証の形式が合っていないのかをはっきり分けます。送り直すときは元の申請番号と差し戻しの日付を添えれば、機関によっては元の順番に戻してくれます。差し戻されても期限が後ろにずれることはないので、「補い終えるまでの間、期限切れの扱いになりますか」と尋ね、答えを言った人と合わせて書き留めておきます。