Giấy tờ đã nộp bị trả lại: lý do trả lại có hai loại, thứ cần bổ sung cũng khác nhau
Cập nhật lần cuối
Trang này có một bài khác về “làm một bìa hồ sơ giấy, để tất cả giấy tờ cần cho việc nhập học vào chung một chỗ”. Bản cần bổ sung sau khi bị trả lại thường nằm ngay trong bìa đó.
Trước hết xem lý do trả lại ghi ở đâu
Thông báo trả lại có khi là một lá thư, có khi chỉ là một dòng trạng thái trên hệ thống. Dòng lý do thường rất ngắn, nhưng nó quyết định tiếp theo bạn phải tìm ai.
Nếu chỉ ghi “không đạt yêu cầu”, hãy hỏi lại thẳng là mục nào không đạt. Câu này giúp bạn khỏi mất nguyên một vòng qua lại.
Loại hình thức thường bổ sung nhanh
Bản scan quá mờ, thiếu mặt sau, định dạng tệp không đúng, chưa ký tên, ô ngày tháng để trống, mấy trường hợp này không cần quay lại cơ quan cấp, bạn tự làm lại một lần là được.
Trang này có một bài khác về “scan tất cả giấy tờ nhập học thành PDF và đặt tên sao cho tìm lại được”. Đặt tên đúng thì lúc gửi lại sẽ không gửi nhầm thêm một bản nữa.
Loại nội dung phải quay lại tìm cơ quan cấp
Cách viết họ tên không thống nhất, ngày tháng không khớp, thiếu một ô nào đó, phiên bản quá cũ, mấy trường hợp này bạn không tự sửa được, cũng không nên tự sửa. Phải quay lại cơ quan đã cấp giấy tờ đó để xin cấp lại.
Xin cấp lại mất bao lâu là điều cần hỏi trước nhất ở đây. Biết là ba tuần hay ba ngày, bạn mới biết có cần đồng thời đi hỏi xin gia hạn hay không.
Bản dịch bị trả lại là một loại khác
Bản dịch bị trả lại có thể là dịch không đúng, cũng có thể là tư cách người dịch hoặc hình thức chứng thực không phù hợp. Hai chuyện này phải hỏi riêng, vì dịch lại và bổ sung chứng thực không phải là một việc.
Trang này (trang Visa) có một bài khác về “khi nào giấy tờ không phải tiếng Anh cần dịch, và dịch đến mức nào”. Bị trả lại rồi quay lại xem bài đó, đỡ mất công hơn là tìm người dịch lại ngay.
Khi gửi lại, ghi kèm mã số lần trước
Phần lớn hệ thống coi lần gửi lại là một hồ sơ mới, thế là hồ sơ của bạn phải xếp hàng lại từ đầu. Ghi kèm mã số đơn ban đầu và ngày bị trả lại, có cơ quan sẽ cho bạn giữ thứ tự cũ.
Trang này (trang Visa) có một bài khác về “gửi đi rồi mới tự phát hiện điền sai, trước hết phân biệt sai thuộc loại nào”. Bị người khác trả lại hay tự mình phát hiện, thứ tự xử lý thật ra là một.
Chuyện thời hạn phải hỏi riêng
Bị trả lại không làm thời hạn ban đầu lùi về sau. Vì vậy trong lúc bổ sung hồ sơ phải hỏi một câu: trước khi tôi bổ sung xong, đơn của tôi có bị tính là quá hạn không.
Câu trả lời nhận được phải giữ lại, kèm theo ai đã nói. Sau này nếu thật sự bị coi là quá hạn, dòng này là thứ duy nhất bạn có thể chỉ ra.
Phạm vi của bài này
Bài này nói khi giấy tờ bị trả lại thì phân biệt nguyên nhân thế nào, tìm ai bổ sung, và cần lưu lại những gì; đây là cách làm. Bài không mô tả tiêu chuẩn tiếp nhận, thời gian xử lý hay quy định trả hồ sơ của cơ quan nào, cũng không phán đoán lần trả lại nào là đúng hay sai.
Cách làm thực tế lấy hướng dẫn chính thức và câu trả lời bằng văn bản của cơ quan tiếp nhận làm chuẩn.
Điểm chính
Lý do trả lại đại khái chia làm hai loại hình thức và nội dung, đường bổ sung hoàn toàn khác nhau. Dòng lý do thường rất ngắn, nếu chỉ ghi “không đạt yêu cầu” thì hỏi lại thẳng là mục nào. Loại hình thức gồm bản scan quá mờ, thiếu mặt sau, định dạng tệp sai, chưa ký tên, ô ngày để trống, bạn tự làm lại là được. Loại nội dung là họ tên viết không thống nhất, ngày không khớp, thiếu ô, phiên bản quá cũ, mấy loại này phải quay lại cơ quan cấp để xin lại, và xin lại mất bao lâu là điều nên hỏi trước nhất. Bản dịch bị trả lại thì phải phân biệt là dịch sai hay tư cách người dịch, hình thức chứng thực không phù hợp. Khi gửi lại ghi kèm mã số đơn ban đầu và ngày bị trả lại, có cơ quan sẽ cho giữ thứ tự cũ. Bị trả lại không làm thời hạn lùi lại, nên phải hỏi “trước khi bổ sung xong có bị tính là quá hạn không”, và ghi lại câu trả lời cùng người đã nói.