到着後、最初に訪ねるのは留学生オフィス

担当範囲は思っているより広い

このオフィスは、学校の中で留学生に関する記録と手続きを担当する窓口です。学生としての滞在資格に関わる事柄は、通常、学科や教授からではなく、ここから始まります。

ですから、ある用件を誰に聞けばよいか分からないときは、まずここに聞けばたいてい間違いありません。担当でなかったとしても、誰に回せばよいかを知っています。

出発前に保存しておくべき情報

これらを携帯に保存し、しかも1か所だけに保存しないようにします。到着時にはまだネットがつながっていないかもしれません。

• オフィスのメールアドレスと電話番号
• チェックインの期限
• オフィスの所在地と開室時間
• あなたに割り当てられた担当者の氏名（いる場合）

どんなときに自分から連絡すべきか

多くの新入生は問題が起きてから連絡しますが、自分からメールを送っておく価値のあるタイミングがいくつかあります。いずれも期限があり、逃したときの代償は、先にひと言聞いておく手間よりはるかに大きいからです。

• 到着前：チェックインにどの書類を持参するか、オンライン予約があるかを確認する
• 到着後：規定に従ってチェックインを済ませる。期限の前日まで引き延ばさない
• 個人情報に変更があったとき（住所、電話番号、氏名）
• 旅程に変更があるとき、または出国して再入国する予定があるとき、その前に
• 学業の状況が変わる可能性があるとき（履修単位を減らす、休学、学科や専攻の変更、卒業の延期）

最後の2項目は特に見落とされやすい

旅行と学業上の変更の2つは、学生が決めてしまってから連絡を思い出すことがよくあります。しかしどちらも記録に影響する可能性があり、事後の対応は事前の確認より面倒です。

そこで、簡単な習慣を1つ身につけます。「自分が今どこにいるか」または「何単位履修しているか」に関わる変更は、まずメールを1通送って聞いてみることです。

メールを送るときは、3つのことを1通にまとめて書く

このオフィスは多くの人に対応していて、返信の速さは、事情をつかむまでに何往復必要かで決まります。ですから最初の1通に、氏名と学籍番号、あなたの状況、そして具体的に聞きたい質問をそろえて書きます。

「自分の状況」は具体的に書きます。時期、すでに何をしたか、手元にどんな書類があるか。あいまいな説明をすると補足を求めるメールが返ってきて、それでたいてい数日かかります。

また、重要なやり取りは同じメールスレッドに残し、毎回新しいメールを立てないようにします。後で見返すときや誰かに転送するときに、1本のまとまったスレッドは、ばらばらの10通よりずっと役に立ちます。

このオフィスに戻ってくることになるいくつかの用件

このオフィスが登場するのは、チェックインのときの1回だけではありません。その後も、かなり具体的な用件がいくつかここに戻ってきて、その多くには時間的な前後関係があります。

以下の記事は、それぞれ1つの用件を扱っています。実際の状況は、このオフィスと所管機関の正式な説明を基準にしてください。

• 当サイトには、到着後に留学生オフィスでチェックインを済ませること、この一歩が後の多くのことを止めてしまうことについての別の記事があります。
• 当サイトには、フルタイム履修の単位要件は推測せずに尋ねるべきことについての別の記事があります。
• 当サイトには、海外へ旅行する前に渡航用の署名（travel signature）を確認すること、これには前もって余裕を取っておく必要があることについての別の記事があります。
• 当サイトには、学内での仕事の事務面はまず留学生オフィスに聞くことについての別の記事があります。
• 当サイトには、住所変更には届け出の期限があり、まず「届け出が必要」ということを覚えておくことについての別の記事があります。

この記事の範囲

この記事で扱っているのは、この部署がおおよそ何を担当しているかと、聞いておくべき質問です。いずれの学校を代表するものではなく、滞在資格、ビザ、就学に関する規定を述べるものでもなく、法律上または移民に関する助言でもありません。具体的な問題は、あなたの学校の留学生オフィスと所管機関の正式な説明を基準にし、必要に応じて資格のある専門家に相談してください。