今の学校で、英文の在学・成績記録を一式もらっておく

なぜ離れる前に済ませるのか

離れてから取り寄せようとすると、いくつか現実的な問題にぶつかります。担当者が替わっている、学籍が保管扱いに移っている、本人の来校か委任が必要になる、時差のせいで1往復のやり取りに何日もかかる、といったことです。一方、米国側の入学手続きにはたいてい受付期間があり、長くは待ってもらえません。

ですから正しい順番は、渡米が決まった時点で先に手配しておくことです。相手の学校から求められるのを待つのではありません。

どんな内容を含めてもらうか

学区によって求められるものは少しずつ違いますが、次の種類はたいてい使うことになります。一度にそろえてもらうほうが手間が省けます。

• 在学証明書：在籍期間、現在の学年
• これまでの成績記録。できれば直近2〜3年分
• 履修科目の一覧と時間数（米国の学校では単位との照合が必要になることがよくあります）
• 評価や所見（あれば）
• 出欠の記録
• 相手側が確認を取れるよう、学校の正式な連絡先

形式について確かめておくこと

英文版を受け取ったからといって、そのまま使えるとは限りません。次の点は、申請するときにその場で確かめておく価値があります。

• 学校が直接発行した英文版ですか、それとも原語版に翻訳を添えたものですか。両者では受け入れられやすさが違う可能性があります
• 学校の正式な印と担当者の署名はありますか
• 成績評価の仕組みは記載されていますか（たとえば満点が何点か、合格基準はどこか）
• 封をした正式版を発行してもらえますか。場面によっては求められることがあります

いちばん見落とされやすいのは成績評価の仕組み

成績の付け方は国によって大きく異なり、1つの数字や評語だけでは、照らし合わせる説明がないと、相手はそれが何を意味するのか判断できません。ですから、成績証明書に成績評価の仕組みについての短い説明が添えてあると、その後のやり取りがずっとスムーズになります。

今の学校にそうした慣行がない場合は、成績証明書に注記を加えてもらうか、別に説明書きを1枚出してもらうよう頼むことができます。ごく小さなお願いですが、省ける説明の手間は小さくありません。

多めにもらい、すぐにスキャンする

入学手続き、転校、その後のさまざまな申請で使う可能性があり、再発行のたびに国をまたいだやり取りが1回発生します。原本を多めにもらっておく費用はわずかです。

受け取ったその日にスキャンしてPDFで保存し、クラウドに1部、オフラインに1部置いておきます。当サイトには、書類のスキャンとバックアップの方法についての別の記事があります。あわせて済ませておけます。

この記事の範囲

この記事で扱うのは、今の学校に何を求めるか、誰に聞くかです。どの学区についても、記録の認定・翻訳・認証に関する規定は説明しておらず、いずれかの書類が受け入れられるかどうかを判断するものでもなく、教育上または法律上の助言でもありません。実際のルールは、その学区の正式な説明が基準です。