紙のファイルを1冊作り、入学手続きに使う書類をすべてまとめる

なぜやはり紙が必要なのか

多くの学区の入学手続きでは原本または紙のコピーの提示が求められ、電子ファイルは受け付けられるとは限りません。しかも現場の流れは1通ずつ照合していく形で、スマートフォンから1通ずつ探していては速さが大きく違います。

もっと現実的な理由もあります。入学手続きの日、あなたはたいてい子どもを連れていて、引っ越しを終えたばかりかもしれず、まだ時差ぼけの中かもしれません。その場でファイルを検索するのに向いた状態ではありません。整理されたファイルが1冊あれば、その30分がずっと楽になります。

どう分けるか

書類の出どころではなく、「相手がどう聞いてくるか」に合わせて分けます。

当サイトには、成績証明書を別の学校や機関に送るとき、正式なものにはそれ独自の手順があることについての別の記事があります。自分で保管しておく分と、学校から送付される分は、分けて入れておきます。

• 子どもの身元と関係の証明
• 住所証明
• 健康と予防接種の記録
• 学校の記録（成績、在学証明書、履修科目の一覧）
• 学習支援に関するもの（あれば）
• 未記入の用紙と記入済みの用紙

種類ごとに2部入れる

原本を1部、コピーを1部です。書類によっては相手がコピーを受け取っていき、書類によっては原本を確認してから返してくれますが、どちらになるかは事前には分かりません。

コピーが手元にあれば、「1通しかないものを持っていかれ、あとで別のところで必要になってまた取り直す」という事態は起きません。コピーの費用はわずかで、再発行の費用は高くつきます。

いちばん前にリストを1枚加える

ファイルの1ページ目にリストを1枚入れ、中に何が入っているか、まだ何が足りないかを書き出します。この紙の役目は2つあります。

当サイトには、提出した書類が差し戻されたとき、差し戻しの理由は2種類あり、補うものが違うことについての別の記事があります。リストにある書類が差し戻されたら、まずどちらの種類かを確かめます。

1つ目に、あなた自身がいつでも進み具合を把握できます。2つ目に、入学手続きの際に書類がそろっていないと、担当者はたいてい何が足りないかを教えてくれます。その場でこの紙に書き留めるほうが、あとで思い出そうとするより確実です。

入学手続きが終わってもばらさない

このファイルは入学手続きのあとも使います。転校、放課後の活動の申し込み、キャンプ、医療機関、さらにはその後の引っ越しなどです。こうした場面で求められる書類は、入学手続きのときのものと大きく重なります。

ですから中身をそろった状態に保ち、新しい書類が出たら入れていきます。そうすれば次に必要になったとき、もう一度集め直さずに済みます。

足りない書類は3つの状態に分けて印を付ける

ファイルの1ページ目のリストでは、足りない書類にただ「不足」と書くだけにしないでください。3つに分けます。すでに申請済み（受け取り予定日を書いておく）、まだ申請していない、そして必要かどうか分からない、の3つです。

カギになるのは3つ目です。すぐに解消できるのはこれだけだからです。学校に電話を1本かければ答えが出ます。ところが放っておくと、見た目は「まだ申請していない」と同じでも、性質はまったく違います。

当サイトには、英語以外の書類の翻訳要件を1通ずつ確認すること、書類ごとに違うことがあるという点についての別の記事があります。翻訳する書類にもリスト上で状態を記しておきます。そうしないと、書類が手に入った時点で完了だと思い込んでしまいますが、実際にはまだ一歩残っています。

当サイトには、入学手続きの書類をすべてPDFにスキャンし、探し出せる名前を付けることについての別の記事があります。紙のファイルとスキャンしたファイルは一組であり、どちらかが欠けると、必要なときに行き詰まります。

この記事の範囲

この記事で扱うのは、自分で整理できるファイルの作り方です。いかなる学校や学区が実際にどの書類を求めるかは説明しておらず、いずれかの書類で足りるかどうかを判断するものでもありません。

入学手続きに必要な書類は、その学校または学区に直接確認してください。