把註冊文件全部掃描成 PDF，並用能找得到的方式命名
多數人都知道要備份，但備份之後檔案叫做「掃描檔 001」的話，實際需要的時候還是找不到。這篇的重點在後半段。
真正的用途是「臨時被要求」
備份是為了遺失時能補，這是被動的用途。而落地初期更常發生的是主動的用途：學校臨時說少一份、報名課後活動要附某份文件、醫療機構要接種紀錄——而你人不在家。
這種時候需要的是三十秒內找到並寄出去。所以命名和分類，比掃描本身更重要。
掃描的幾個規格
不需要專業設備，手機的掃描功能通常就夠，但有幾點要注意。
- 存成 PDF，不要留在相簿裡當照片
- 多頁的文件掃成一個檔案，不要拆成好幾張圖
- 包含背面與所有蓋章頁
- 確認文字清晰可讀，特別是日期與姓名
- 彩色掃描——有些單位要求看得出印章是彩色的
命名的規則
用一個固定格式，讓你用搜尋就找得到。例如：孩子名字 + 文件類型 + 日期。
重點是「文件類型」那一段要用你之後會想到的詞。你在急著找的時候會搜尋什麼字？就用那個字。如果同時有中英文的需求，兩個都放進檔名裡也沒關係。
放在三個地方
這三個位置涵蓋了不同的失效情境。
- 雲端：手機和電腦都能存取，是日常用的那一份
- 離線：隨身碟或另一台裝置，用於沒有網路或帳號出問題時
- 手機本機的一個資料夾：放最常被要求的那幾份，沒訊號時也能用
同時做一份中文對照
很多文件的英文版跟原文版是分開的兩份，而你在找的時候常常想的是中文名稱。
所以可以在雲端資料夾裡放一張簡單的對照表——中文名稱、對應的英文檔名、以及正本放在哪裡。這張表在你請家人幫忙找東西的時候特別有用。
更新的時機
文件會變動：接種紀錄會增加、成績單會更新、住址證明會換。而備份最常見的問題是做完之後就沒再更新過。
簡單的做法是綁定在事件上：每次拿到新文件、或每次註冊完某件事，就順手掃描一次。不要另外設一個「整理備份」的計畫，那通常不會發生。
掃描只是三件事的其中一件
註冊文件的處理其實有三層：實體怎麼放、掃描怎麼命名、以及正本怎麼收。三件要分開做，因為它們的用途不同。
以下各篇分別談其中一件。
- 本站另有一篇談做一個實體資料夾，把註冊要用的文件全部放在一起
- 本站另有一篇談逐份確認非英文文件的翻譯要求，因為每一種可能不一樣
- 本站另有一篇談重要文件備三份：雲端一份、隨身碟一份、紙本一份
- 本站另有一篇談移民文件正本收好，隨身帶影本——這兩件事要分開做
本文的範圍
這一篇講的是可以自己建立的掃描與命名方式。不判斷任何做法是否足以保護個人資料，也不敘述任何學校接受的檔案格式。
含個人資訊的檔案保存方式，以及各校接受的格式，請分別依相關機構的正式說明辦理。
重點
真正的用途是臨時被要求的時候拿得出來，所以命名比備份本身重要。用「日期-文件類型-姓名」這種找得到的規則，存三個地方，並且做一份中文對照表給自己看。