這個孩子的學校那一疊：註冊那一批只是開頭，之後每年都會長
註冊完成之後，那個資料夾很容易就被收進櫃子裡不再打開。但學校每一年都會產生新的紙：成績、評量、通知、同意書、健康紀錄、支持方案的文件。這些東西平常看起來零散，直到某一天有人要你「提供過去的紀錄」——那一天就是它們一起被用到的時候。
先決定這一疊按什麼分
最實際的是按學年分，不是按類型分。因為之後被要求提供的時候，對方問的通常是「哪一年」而不是「哪一類」。每一個學年一個分隔，裡面再按時間順序放。
本站另有一篇談做一個實體資料夾把註冊文件放在一起，並且在最前面加一張清單。這一疊沿用同一個做法，只是清單變成每年一張。
每一年會進來的大概是這幾類
學校發的正式紀錄（成績單、出缺席、評量結果）、你簽過名的東西（同意書、表格）、健康那一邊的紀錄、以及任何支持方案的文件。前兩類最容易散掉，因為它們常常是孩子帶回家的一張紙。
本站另有一篇談寄回家的那份測驗報告不是成績單，要先看它在跟什麼比。那種報告就屬於「看過之後不知道要放哪裡」的典型，而它是要留的。
電子的那一份要對應得上
學校的家長入口網站上有一部分紀錄，但入口網站的資料不一定會長期保留，換學區之後也不一定還進得去。所以看得到不等於留得住。
本站另有一篇談學校是怎麼聯絡你的，要把所有管道接起來。本站另有一篇談把註冊文件掃描成 PDF 並用能找得到的方式命名。入口網站上重要的東西要自己另存一份，用同一套命名。
什麼可以不留
每週的通知信、活動宣傳、以及已經失效的表格。判斷方式很簡單：如果三年後有人問起這件事，這張紙能不能回答？不能的話就不用留。
留的標準不是重要，是「之後可能要拿出來給別人看」。這個標準會讓這一疊維持在可以翻的厚度。
整疊會被一次用到的三個時刻
換學校、升上下一個學校、以及離開這個國家。這三次的共同點是：對方要的不是最近一年，是連續的紀錄，而且通常有時間壓力。
本站另有一篇談學年中間換學校跟落地那一次不一樣。本站另有一篇談升上下一個學校時很多事會重來一次。本站另有一篇談全家要離開美國時孩子從學校轉出要帶走的比你以為的多。這三篇要用到的都是同一疊。
每年結束的時候花十分鐘
把這一年的東西歸位、把清單那一張補完、並且看一眼有沒有什麼是缺的——缺的那幾份標起來，因為現在補比明年補容易。
本站另有一篇談每年都要重做一次的那幾件事，它們不會自動延續。本站另有一篇談孩子的學習支持紀錄要帶著，但它不會自動轉移。這兩件事都在同一個時間點做，順手一起完成。
本文的範圍
本文只說明可以自己整理的分類與保存方式，不敘述任何學校或學區對紀錄的保存規定、提供義務或申請程序，不判斷任何文件是否可以丟棄，也不構成法律或教育上的建議。
實際的規定與申請方式，請以你所在學區與學校的正式說明為準。
重點
註冊那一批只是開頭，學校每一年都會生出新的紙。這一疊按學年分，不按類型分——之後被問的是「哪一年」。每年進來的大概是四類：學校發的正式紀錄、你簽過名的東西、健康紀錄、支持方案的文件。前兩類最容易散掉，因為常常是孩子帶回家的一張紙。電子那一份要自己另存，因為入口網站看得到不等於留得住。可以不留的判斷：三年後有人問起，這張紙能不能回答。整疊會被一次用到的有三個時刻：換學校、升學、離開。每年結束花十分鐘歸位並補清單。