등록 서류를 전부 PDF로 스캔하고, 찾을 수 있는 이름을 붙이십시오

진짜 쓰임은 '갑자기 요구받을 때'입니다

백업은 잃어버렸을 때 채우기 위한 것이고, 수동적인 쓰임입니다. 도착 초기에 더 자주 일어나는 것은 능동적인 쓰임입니다. 학교가 한 부가 빠졌다고 하고, 방과후 활동 신청에 어떤 서류를 붙이라 하고, 의료기관이 접종 기록을 달라고 하는데 집에 없습니다.

이럴 때 필요한 것은 삼십 초 안에 찾아서 보내는 것입니다. 그래서 이름 붙이기와 분류가 스캔 자체보다 중요합니다.

스캔의 몇 가지 규격

전문 장비가 필요하지 않고 휴대폰의 스캔 기능이면 대개 충분하지만 몇 가지는 지켜야 합니다.

• PDF로 저장하고 사진첩에 사진으로 남기지 않기
• 여러 장짜리 서류는 한 파일로, 여러 장의 이미지로 쪼개지 않기
• 뒷면과 모든 날인 페이지 포함
• 글자가 읽히는지 확인, 특히 날짜와 이름
• 컬러로 스캔 — 도장이 컬러로 보여야 하는 곳이 있습니다

이름 붙이는 규칙

고정된 형식을 정해 검색으로 찾을 수 있게 하십시오. 예를 들어 아이 이름 + 서류 종류 + 날짜.

핵심은 '서류 종류' 부분에 나중에 떠올릴 단어를 쓰는 것입니다. 급하게 찾을 때 무슨 단어를 검색하겠습니까? 그 단어를 쓰십시오. 한국어와 영어가 둘 다 필요하다면 파일명에 둘 다 넣어도 됩니다.

세 곳에 두십시오

이 세 위치가 서로 다른 실패 상황을 덮습니다.

• 클라우드: 휴대폰과 컴퓨터에서 열 수 있는, 평소 쓰는 한 벌
• 오프라인: USB나 다른 기기, 인터넷이 없거나 계정에 문제가 생겼을 때
• 휴대폰 본체의 폴더 하나: 가장 자주 요구되는 몇 부, 신호가 없어도 쓸 수 있게

한국어 대조표도 함께

많은 서류가 영문본과 원문본이 별개의 두 부이고, 정작 찾을 때 머릿속에 떠오르는 것은 한국어 이름입니다.

그러니 클라우드 폴더에 간단한 대조표를 하나 두십시오. 한국어 이름, 대응하는 영문 파일명, 원본이 어디 있는지. 가족에게 대신 찾아 달라고 부탁할 때 특히 쓸모 있습니다.

언제 갱신할까

서류는 바뀝니다. 접종 기록이 늘고, 성적 증명이 갱신되고, 주소 증명이 바뀝니다. 백업의 가장 흔한 문제는 한 뒤에 갱신하지 않는 것입니다.

간단한 방법은 사건에 묶는 것입니다. 새 서류를 받을 때마다, 또는 무언가를 등록할 때마다 그 자리에서 스캔하십시오. '백업 정리'라는 별도의 계획을 세우지 마십시오. 대개 실행되지 않습니다.

스캔은 세 가지 중 하나일 뿐입니다

등록 서류의 처리에는 사실 세 층이 있습니다. 실물을 어떻게 두는지, 스캔을 어떻게 이름 붙이는지, 원본을 어떻게 보관하는지. 셋은 쓰임이 달라서 따로 해야 합니다.

아래의 글들이 각각 하나를 다룹니다.

• 본 사이트에 실물 폴더를 하나 만들어 등록에 쓸 서류를 모아 두라는 글이 있습니다
• 본 사이트에 영어가 아닌 문서의 번역 요구를 한 부씩 확인하라는, 종류마다 다를 수 있다는 글이 있습니다
• 본 사이트에 중요한 문서를 세 부, 클라우드와 USB와 종이로 남기라는 글이 있습니다
• 본 사이트에 이민 문서의 원본은 보관하고 사본을 들고 다니라는, 이 둘을 나누어 하라는 글이 있습니다

이 글의 범위

이 글이 다루는 것은 스스로 만들 수 있는 스캔과 이름 규칙입니다. 어떤 방식이 개인 정보를 지키기에 충분한지 판단하지 않고, 학교가 받아들이는 파일 형식도 서술하지 않습니다.

개인 정보가 담긴 파일의 보관 방식과 각 학교가 받는 형식은 각각 해당 기관의 공식 안내를 따르십시오.