把注册文档全部扫描成 PDF，并用能找得到的方式命名

真正的用途是「临时被要求」

备份是为了遗失时能补，这是被动的用途。而落地初期更常发生的是主动的用途：学校临时说少一份、报名课后活动要附某份文档、医疗机构要接种纪录——而你人不在家。

这种时候需要的是三十秒内找到并寄出去。所以命名和分类，比扫描本身更重要。

扫描的几个规格

不需要专业设备，手机的扫描功能通常就够，但有几点要注意。

• 存成 PDF，不要留在相册里当照片
• 多页的文档扫成一个文件，不要拆成好几张图
• 包含背面与所有盖章页
• 确认文字清晰可读，特别是日期与姓名
• 彩色扫描——有些单位要求看得出印章是彩色的

命名的规则

用一个固定格式，让你用搜索就找得到。例如：孩子名字 + 文档类型 + 日期。

重点是「文档类型」那一段要用你之后会想到的词。你在急着找的时候会搜索什么字？就用那个字。如果同时有中英文的需求，两个都放进文件名里也没关系。

放在三个地方

这三个位置涵盖了不同的失效情境。

• 云端：手机和电脑都能访问，是日常用的那一份
• 脱机：U盘或另一台设备，用于没有网络或帐号出问题时
• 手机本机的一个文件夹：放最常被要求的那几份，没信号时也能用

同时做一份中文对照

很多文档的英文版跟原文版是分开的两份，而你在找的时候常常想的是中文名称。

所以可以在云端文件夹里放一张简单的对照表——中文名称、对应的英文文件名、以及正本放在哪里。这张表在你请家人帮忙找东西的时候特别有用。

更新的时机

文档会变动：接种纪录会增加、成绩单会更新、住址证明会换。而备份最常见的问题不是没做，是做完之后就没再更新过。

简单的做法是绑定在事件上：每次拿到新文档、或每次注册完某件事，就顺手扫描一次。不要另外设一个「整理备份」的计划，那通常不会发生。