把注册文件全部扫描成 PDF，并用能找得到的方式命名
多数人都知道要备份，但备份之后文件叫做“扫描件 001”的话，实际需要的时候还是找不到。这篇的重点在后半段。
真正的用途是“临时被要求”
备份是为了遗失时能补，这是被动的用途。而落地初期更常发生的是主动的用途：学校临时说少一份、报名课后活动要附某份文件、医疗机构要接种记录——而你人不在家。
这种时候需要的是三十秒内找到并寄出去。所以命名和分类，比扫描本身更重要。
扫描的几个规格
不需要专业设备，手机的扫描功能通常就够，但有几点要注意。
- 存成 PDF，不要留在相册里当照片
- 多页的文件扫成一个文件，不要拆成好几张图
- 包含背面与所有盖章页
- 确认文字清晰可读，特别是日期与姓名
- 彩色扫描——有些单位要求看得出印章是彩色的
命名的规则
用一个固定格式，让你用搜索就找得到。例如：孩子名字 + 文件类型 + 日期。
重点是“文件类型”那一段要用你之后会想到的词。你在急着找的时候会搜索什么字？就用那个字。如果同时有中英文的需求，两个都放进文件名里也没关系。
放在三个地方
这三个位置涵盖了不同的失效情境。
- 云端：手机和电脑都能访问，是日常用的那一份
- 脱机：U盘或另一台设备，用于没有网络或账号出问题时
- 手机本机的一个文件夹：放最常被要求的那几份，没信号时也能用
同时做一份中文对照
很多文件的英文版跟原文版是分开的两份，而你在找的时候常常想的是中文名称。
所以可以在云端文件夹里放一张简单的对照表——中文名称、对应的英文文件名、以及原件放在哪里。这张表在你请家人帮忙找东西的时候特别有用。
更新的时机
文件会变动：接种记录会增加、成绩单会更新、住址证明会换。而备份最常见的问题是做完之后就没再更新过。
简单的做法是绑定在事件上：每次拿到新文件、或每次注册完某件事，就顺手扫描一次。不要另外设一个“整理备份”的计划，那通常不会发生。
扫描只是三件事的其中一件
注册文件的处理其实有三层：实体怎么放、扫描怎么命名、以及原件怎么收。三件要分开做，因为它们的用途不同。
以下各篇分别谈其中一件。
- 本站另有一篇谈做一个实体文件夹，把注册要用的文件全部放在一起
- 本站另有一篇谈逐份确认非英文文件的翻译要求，因为每一种可能不一样
- 本站另有一篇谈重要文件备三份：云端一份、U盘一份、纸本一份
- 本站另有一篇谈移民文件原件收好，随身带复印件——这两件事要分开做
本文的范围
这一篇讲的是可以自己创建的扫描与命名方式。不判断任何做法是否足以保护个人资料，也不叙述任何学校接受的文件格式。
含个人信息的文件保存方式，以及各校接受的格式，请分别依相关机构的正式说明办理。
重点
真正的用途是临时被要求的时候拿得出来，所以命名比备份本身重要。用“日期-文件类型-姓名”这种找得到的规则，存三个地方，并且做一份中文对照表给自己看。