重要文件備三份：雲端一份、隨身碟一份、紙本一份
備份這件事的價值不在於平常，而在於文件不見的那一天。而那一天如果發生在剛落地、什麼都還沒安頓好的時候，代價會被放大。
為什麼是三份而不是兩份
三份的用意是讓三種失效方式不會同時發生：紙本會遺失或損毀、隨身碟會壞或掉、雲端則依賴網路與帳號。任兩者同時出事的機率比單一份低得多。
剛落地的頭幾週特別容易同時觸發前兩種——搬家、轉機、住處還不固定。
要備份的清單
原則是：任何「弄丟了要回母國或跨國補辦」的文件都值得備份。
- 護照資料頁
- 入學相關文件
- 簽證頁
- 財力證明
- 成績單與畢業證明
- 疫苗與健康紀錄
- 母國的駕照（如有）
- 出生證明或戶籍相關文件（如有英文版）
分散放，不要放在同一個袋子
三份備份如果都在同一個背包裡，實際上只是一份。紙本與隨身碟應該分開存放——一份隨身、一份放在托運或住處。
雲端那份要確認一件事：存取它需不需要簡訊驗證碼？如果需要，而你的門號正好要換，那份備份在最需要的時候可能打不開。本站另有一篇談母國門號先別急著停用。
掃描的品質也要顧
用手機拍照當備份很方便，但反光、變形、邊角缺失的照片，在需要提交時常常不被接受。
出發前用掃描應用程式重拍一次，確認四角完整、文字清晰可讀、沒有陰影。這件事在有印表機與好光線的地方做，比落地後方便得多。
檔名決定你找不找得到
備了三份卻在需要的時候找不到，等於沒有備份。命名有一個夠用的規則：類別、日期或期間、以及是誰核發的，三段用同一個順序寫。
本站另有一篇（在工具站）談把紙本變成找得到的檔案，重點在命名而不是掃描。三份備份如果各自用不同的命名方式，找的時候等於三個不同的系統。
備份要有一個固定的更新時機
文件會換版：護照換新、簽證延期、每學期的新註冊文件。舊的留著沒關係，但新的要進去，而「有空再說」通常等於不會發生。
固定成兩個時機就夠了：拿到任何新的正式文件當天就掃一份；每學期開始檢查一次三份是不是都還在、還打得開。隨身碟會壞，而它壞的時候不會通知你。
本文的範圍
這一篇講的是可以自己建立的備份習慣。不推薦任何服務或裝置，也不判斷任何做法是否足以保護個人資料。
含身分證號或金融資訊的文件如何保存，請依各該機構的正式建議辦理。
重點
備份的價值在文件不見的那一天，而那一天如果在剛落地時發生，代價會被放大。雲端、隨身碟、紙本各一份，分開放不要同一個袋子。掃描要清楚到看得出號碼，檔名決定你找不找得到。