Scan toàn bộ giấy tờ đăng ký nhập học thành PDF và đặt tên theo cách tìm lại được

Công dụng thật sự là lúc “đột xuất bị hỏi”

Sao lưu là để có cái bổ sung khi bị mất, đó là công dụng thụ động. Nhưng giai đoạn mới đến, điều xảy ra thường xuyên hơn là công dụng chủ động: trường đột nhiên báo thiếu một tờ, đăng ký hoạt động sau giờ học phải đính kèm một giấy tờ nào đó, cơ sở y tế cần hồ sơ tiêm chủng, trong khi bạn lại không có ở nhà.

Những lúc đó, điều cần là tìm ra và gửi đi trong ba mươi giây. Vì vậy việc đặt tên và phân loại còn quan trọng hơn bản thân việc scan.

Mấy quy cách khi scan

Không cần thiết bị chuyên dụng, chức năng scan trên điện thoại thường là đủ, nhưng có mấy điểm cần lưu ý.

• Lưu thành PDF, đừng để dạng ảnh trong thư viện ảnh
• Giấy tờ nhiều trang thì scan thành một file, đừng tách thành nhiều ảnh
• Scan cả mặt sau và tất cả các trang có đóng dấu
• Kiểm tra chữ rõ ràng, đọc được, nhất là ngày tháng và họ tên
• Scan màu: có đơn vị yêu cầu phải nhìn ra con dấu là dấu màu

Quy tắc đặt tên

Dùng một định dạng cố định để tìm kiếm là ra. Ví dụ: tên con + loại giấy tờ + ngày.

Điểm quan trọng là phần “loại giấy tờ” phải dùng từ mà sau này bạn sẽ nghĩ ra. Lúc đang vội tìm, bạn sẽ gõ từ gì? Thì dùng đúng từ đó. Nếu cần cả tiếng Việt lẫn tiếng Anh, đưa cả hai vào tên file cũng không sao.

Để ở ba nơi

Ba vị trí này bao quát các tình huống trục trặc khác nhau.

• Đám mây: điện thoại và máy tính đều truy cập được, đây là bản dùng hằng ngày
• Ngoại tuyến: USB hoặc một thiết bị khác, dùng khi không có mạng hoặc tài khoản gặp sự cố
• Một thư mục ngay trong điện thoại: để những giấy tờ hay bị hỏi nhất, không có sóng vẫn dùng được

Làm luôn một bảng đối chiếu tiếng Việt

Nhiều giấy tờ có bản tiếng Anh và bản gốc là hai bản riêng, mà lúc tìm bạn thường nghĩ đến tên tiếng Việt.

Vì vậy bạn có thể để trong thư mục đám mây một bảng đối chiếu đơn giản: tên tiếng Việt, tên file tiếng Anh tương ứng, và bản chính đang cất ở đâu. Bảng này đặc biệt có ích khi bạn nhờ người nhà tìm giúp.

Khi nào cần cập nhật

Giấy tờ sẽ thay đổi: hồ sơ tiêm chủng có thêm mũi, bảng điểm được cập nhật, giấy chứng minh địa chỉ đổi sang tờ mới. Vấn đề thường gặp nhất của bản sao lưu là làm xong rồi không bao giờ cập nhật nữa.

Cách đơn giản là gắn việc này với sự kiện: mỗi lần nhận giấy tờ mới, hoặc mỗi lần đăng ký xong một việc gì đó, thì tiện tay scan luôn. Đừng đặt riêng một kế hoạch “sắp xếp bản sao lưu”, vì thường nó sẽ không bao giờ xảy ra.

Scan chỉ là một trong ba việc

Xử lý giấy tờ đăng ký nhập học thực ra có ba lớp: bản giấy để thế nào, file scan đặt tên thế nào, và bản chính cất ở đâu. Ba việc phải làm riêng, vì công dụng của chúng khác nhau.

Mỗi bài dưới đây nói về một trong số đó.

• Trang này có một bài khác về “làm một bìa hồ sơ giấy, để mọi giấy tờ dùng cho việc đăng ký nhập học ở cùng một chỗ”
• Trang này có một bài khác về “xác nhận yêu cầu dịch thuật cho từng giấy tờ không phải tiếng Anh, vì mỗi loại có thể khác nhau”
• Trang này có một bài khác về “giấy tờ quan trọng giữ ba bản: một bản trên đám mây, một bản trong USB, một bản giấy”
• Trang này có một bài khác về “cất kỹ bản chính giấy tờ di trú, mang theo bản sao: hai việc này phải làm riêng”

Phạm vi của bài này

Bài này nói về cách tự thiết lập việc scan và đặt tên. Bài không đánh giá cách làm nào đủ để bảo vệ thông tin cá nhân, và không mô tả định dạng file mà bất kỳ trường nào chấp nhận.

Cách lưu trữ file có thông tin cá nhân, và định dạng mà từng trường chấp nhận, hãy làm theo hướng dẫn chính thức của các cơ quan liên quan.