Giấy tờ quan trọng giữ ba bản: một trên đám mây, một trong USB, một bản giấy

Vì sao là ba bản chứ không phải hai

Ba bản là để ba kiểu hỏng không xảy ra cùng lúc: bản giấy có thể mất hoặc hư, USB có thể hỏng hoặc rơi, còn đám mây thì phụ thuộc vào mạng và tài khoản. Xác suất hai trong ba cùng gặp sự cố thấp hơn nhiều so với chỉ có một bản.

Mấy tuần đầu sau khi đến nơi đặc biệt dễ gặp cùng lúc hai kiểu đầu: chuyển chỗ ở, nối chuyến bay, nơi ở chưa cố định.

Danh sách cần sao lưu

Nguyên tắc: giấy tờ nào mà “mất thì phải về nước hoặc làm lại xuyên quốc gia” đều đáng sao lưu.

• Trang thông tin hộ chiếu
• Giấy tờ liên quan đến nhập học
• Trang visa
• Giấy chứng minh tài chính
• Bảng điểm và bằng tốt nghiệp
• Hồ sơ tiêm chủng và sức khỏe
• Bằng lái xe ở nước nhà (nếu có)
• Giấy khai sinh hoặc giấy tờ hộ tịch (nếu có bản tiếng Anh)

Cất phân tán, đừng để chung một túi

Ba bản sao lưu mà nằm chung một ba lô thì thực tế chỉ là một bản. Bản giấy và USB nên để riêng: một bản mang theo người, một bản để trong hành lý ký gửi hoặc ở chỗ ở.

Với bản trên đám mây, cần xác nhận một điều: truy cập nó có cần mã xác minh qua tin nhắn không? Nếu cần, mà số điện thoại của bạn lại sắp đổi, bản sao lưu đó có thể không mở được đúng lúc cần nhất. Trang này có một bài khác về “đừng vội cắt số điện thoại ở nước nhà”.

Chất lượng bản quét cũng quan trọng

Chụp bằng điện thoại để sao lưu thì tiện, nhưng ảnh bị lóa, méo hay mất góc thường không được chấp nhận khi cần nộp.

Trước khi đi, hãy dùng ứng dụng quét chụp lại một lần, kiểm tra đủ bốn góc, chữ rõ ràng đọc được, không có bóng. Làm việc này ở nơi có máy in và ánh sáng tốt thì dễ hơn nhiều so với sau khi đến nơi.

Tên tệp quyết định bạn có tìm thấy hay không

Có ba bản mà lúc cần lại không tìm ra thì cũng như không sao lưu. Có một quy tắc đặt tên đủ dùng: loại giấy tờ, ngày hoặc thời hạn, và nơi cấp, ba phần viết theo cùng một thứ tự.

Trang này (trang Công cụ) có một bài khác về “biến giấy tờ thành tệp tìm được: trọng tâm là cách đặt tên chứ không phải việc quét”. Nếu ba bản sao lưu mỗi bản đặt tên một kiểu, lúc tìm sẽ như phải lục ba hệ thống khác nhau.

Sao lưu cần có thời điểm cập nhật cố định

Giấy tờ sẽ đổi phiên bản: đổi hộ chiếu mới, gia hạn visa, giấy đăng ký mới mỗi học kỳ. Giữ bản cũ cũng không sao, nhưng bản mới phải được đưa vào, mà “khi nào rảnh thì làm” thường có nghĩa là sẽ không làm.

Cố định hai thời điểm là đủ: nhận được bất kỳ giấy tờ chính thức mới nào thì quét ngay trong ngày; đầu mỗi học kỳ kiểm tra xem ba bản còn đủ và còn mở được không. USB sẽ hỏng, và khi hỏng nó không báo trước cho bạn.

Phạm vi của bài viết

Bài này nói về thói quen sao lưu mà bạn tự xây dựng được. Bài không giới thiệu dịch vụ hay thiết bị nào, và cũng không đánh giá cách làm nào đủ để bảo vệ dữ liệu cá nhân.

Giấy tờ có số định danh hoặc thông tin tài chính nên lưu giữ thế nào, hãy làm theo khuyến nghị chính thức của từng cơ quan liên quan.