Làm một lần nhìn lại sau 30 ngày, xếp lại lịch cho những việc chưa xong

Chưa làm xong là bình thường

Tháng đầu có rất nhiều việc diễn ra cùng lúc, và nhiều việc phụ thuộc lẫn nhau: chưa có địa chỉ thì không mở được tài khoản, chưa có số điện thoại thì không điền được biểu mẫu. Vì vậy bị kẹt thường là do thứ tự.

Mục đích của việc nhìn lại là tách “chưa làm” khỏi “không làm được”. Loại đầu cần xếp thời gian, loại sau cần giải quyết trước việc đang chặn nó.

Bốn điều cần xem khi nhìn lại

Bỏ nửa tiếng, xem lại danh sách từ đầu đến cuối, xếp mỗi việc vào một trong các loại sau.

• Đã xong: xác nhận là xong thật, không phải “chắc là ổn rồi”
• Bị kẹt: kẹt ở việc nào? Việc đó giờ có đẩy được không?
• Chưa bắt đầu nhưng có thời hạn: loại này phải ưu tiên đưa vào lịch
• Lúc đầu tưởng cần, sau thấy không cần: gạch luôn, đừng để chiếm chỗ

Việc có thời hạn đi trước, bất kể nó đang xếp thứ mấy

Thứ tự trong danh sách được xếp theo logic sinh hoạt, nhưng thời hạn thì không quan tâm thứ tự đó. Vì vậy khi xếp lại lịch, nguyên tắc đầu tiên là: mọi việc có hạn chót rõ ràng đều đưa lên trước.

Thời gian đầu có không ít việc có thời hạn: xin miễn bảo hiểm, thêm bớt môn và hoàn tiền, đóng học phí, các loại báo cáo. Mấy loại này nếu chưa xử lý thì phải nằm trên cùng danh sách bạn vừa xếp lại.

Cũng xem có việc mới nào không

Sau một tháng, bạn sẽ gặp những việc không có trong danh sách: một biểu mẫu cần thứ bạn chưa có, một dịch vụ yêu cầu bổ sung giấy tờ, một món đồ gửi bị thất lạc phải làm lại.

Những việc này cũng phải thêm vào. Danh sách không cố định, nó là thứ được cập nhật theo tình hình thực tế của bạn.

Rồi xếp luôn lần sau vào lịch

Nhìn lại tháng đầu xong, nên xếp thêm một lần nữa, ví dụ giữa học kỳ hoặc tháng thứ ba. Vì có những việc tháng đầu trông vẫn ổn, hai ba tháng sau mới lộ ra ảnh hưởng.

Hơn nữa, đến lúc đó bạn đã hiểu nơi này khác đi, cùng một danh sách xem lại lần nữa thì đánh giá sẽ chính xác hơn bây giờ.

Tiện thể liệt kê luôn “ai giúp được mình”

Trong tháng đầu bạn đã tiếp xúc với không ít người và đầu mối: nhân viên phụ trách ở văn phòng sinh viên quốc tế, cố vấn học tập (advisor), quản lý ký túc xá, trợ lý của khoa, và những bạn học đã giúp bạn. Lúc đó có thể chỉ nhớ đại khái, một tháng sau là mờ dần.

Khi nhìn lại, bỏ năm phút lập một bảng: việc này tìm ai, tên và cách liên lạc của người đó, lần liên lạc gần nhất là khi nào. Lần sau bị kẹt, bạn không phải tìm lại từ đầu.

Giá trị của bảng này chỉ lộ ra từ tháng thứ hai trở đi, vì đến lúc đó “nên tìm ai” sẽ thay cho “nên làm gì” mà trở thành câu hỏi hay gặp hơn.

Khi xếp lại lịch, mấy việc này hay còn sót lại nhất

Những việc tháng đầu chưa xong thường tập trung vào vài loại: phải chờ người khác, phải đích thân đi một chuyến, và lúc đó trông chưa gấp. Hai loại đầu tự nó sẽ kéo dài, loại thứ ba thì đến khi có thời hạn mới thành gấp.

Các bài dưới đây lần lượt nói về những việc hay bị sót lại nhất, đối chiếu từng cái nhanh hơn xem lại cả danh sách từ đầu.

• Trang này có một bài khác về “sau khi đến nơi, làm thủ tục trình diện (check-in) tại văn phòng sinh viên quốc tế”
• Trang này có một bài khác về “ghi ba mốc thêm bớt môn, hoàn tiền và rút môn giữa kỳ vào lịch”
• Trang này có một bài khác về “hạn đóng học phí, cách đóng và tiền phạt trễ hạn”
• Trang này có một bài khác về “tìm trung tâm y tế của trường, và hỏi rõ cách đặt lịch khi còn khỏe”
• Trang này có một bài khác về “dùng những tài nguyên mà trường đã trả tiền sẵn cho bạn”
• Với chu kỳ dài hơn: Trang này có một bài khác về “tròn một năm, những thứ cần xem lại một lượt”

Phạm vi của bài này

Bài này nói về cách nhìn lại bạn có thể tự làm. Bài không mô tả quy định của cơ quan hay trường nào, và không đánh giá tiến độ của ai là đủ hay chưa.