Cất kỹ bản gốc giấy tờ di trú, mang theo bản sao: hai việc này phải làm riêng

Vì sao phải tách riêng

Ngày nào cũng mang bản gốc theo người thì khả năng mất hoặc hỏng sẽ tăng dần theo số ngày. Nhưng khóa kín hẳn thì cũng không thực tế, vì trong đời sống thật đúng là có lúc phải xuất trình giấy tờ.

Vì vậy cách làm là chia lớp: bản gốc để cố định một chỗ, hằng ngày mang bản sao hoặc bản điện tử, chỉ những lúc rõ ràng cần bản gốc mới mang ra ngoài, dùng xong đặt lại chỗ cũ ngay. Điểm mấu chốt là “chỗ cũ” phải cố định, chứ không phải mỗi lần tiện tay để đâu thì để.

Cái nào là bản gốc, xác nhận rồi hãy cất

Mỗi loại giấy tờ có tính chất khác nhau: có cái mất thì làm lại được, có cái làm lại rất lâu, có cái không thể làm lại. Mà tờ nào thuộc loại nào thì lại tùy loại tình trạng cư trú của bạn.

Đừng tự đoán chuyện này. Khi làm thủ tục trình diện (check-in) lúc mới đến, hỏi luôn văn phòng sinh viên quốc tế (international student office): “Mấy giấy tờ tôi đang cầm, cái nào là bản gốc không được để mất? Cái nào mất thì xử lý ra sao?” Họ rõ nhất, và đó là câu hỏi họ trả lời mỗi ngày.

Cất giữ ba lớp

Hãy coi chỗ cất giữ như ba lớp, mỗi lớp một công dụng.

• Bản gốc: một chỗ cố định trong nhà, tốt nhất là chỗ khóa được hoặc ít ra là chỗ không bị xê dịch. Khi chuyển nhà thì xử lý riêng, đừng lẫn vào va li
• Mang theo người: bản sao hoặc bản điện tử trong điện thoại, dùng để xuất trình hằng ngày
• Dự phòng: một bản trên đám mây + một bản ngoại tuyến (USB hoặc một thiết bị khác), đừng để cả hai ở cùng một chỗ

Bản sao cần làm đến mức nào

Bản sao không chỉ để “dùng thay bản gốc”, mà quan trọng hơn là “lỡ bản gốc mất thì bạn vẫn biết trên đó ghi gì”. Vì vậy đầy đủ quan trọng hơn rõ nét.

• Quét nguyên bộ, gồm cả mặt sau và mọi trang có đóng dấu, đừng chỉ chụp mặt có thông tin
• Đặt tên tệp ghi rõ là giấy tờ gì, ngày nào
• Bản điện tử lưu thành PDF, đừng chỉ để ảnh trong thư viện ảnh (đổi điện thoại rất dễ sót)
• Riêng những trang liên quan đến ngày hết hạn thì lưu thêm một bản, để sau này tra được

Tập thói quen “dùng xong cất lại chỗ cũ”

Phần lớn các vụ mất xảy ra sau khi xuất trình: bỏ vào túi quần, kẹp vào giữa giấy tờ khác, tiện tay đặt lên bàn nào đó, rồi không tìm thấy nữa.

Vì vậy thói quen thật sự hiệu quả chỉ có một: bản gốc đã rời chỗ cố định thì trong ngày phải trở về chỗ đó. Cất ngay trong ngày, đừng đợi lúc rảnh. Trang này (trang Visa) có một bài khác về “giấy tờ quan trọng nên giữ mấy bản và giữ ở đâu”.

Phạm vi của bài này

Bài này nói về cách cất giữ và sao lưu giấy tờ. Bài không giải thích nội dung bất kỳ quy định nào về tình trạng cư trú, và cũng không nói về thủ tục pháp lý sau khi bị mất. Giấy tờ nào là giấy tờ bắt buộc, mất thì xử lý ra sao, xin theo hướng dẫn chính thức của cơ quan quản lý và văn phòng sinh viên quốc tế ở trường bạn.