Mẫu thư tiếng Anh xin nghỉ dài ngày để về nước: từ xin học độc lập đến trả lời thư báo nghỉ học không phép

Thư xin nghỉ gửi khi nào, gửi cho ai?

• Trước khi đặt vé máy bay: gửi thư số 5 (hỏi quy định trước), có câu trả lời bằng văn bản của trường rồi mới đặt vé.
• 2～3 tuần trước khi đi: gửi thư số 1 hoặc số 2. Quy định thường gặp ở các học khu California là phải xin independent study ngắn hạn trước ít nhất 5 ngày học, mỗi học khu khác nhau.
• Người nhận: giáo viên chủ nhiệm (cấp trung học thì gửi cho giáo viên từng môn, hoặc gửi counselor nhờ chuyển); đồng gửi attendance office. Địa chỉ có ở trang Staff Directory hoặc Attendance trên trang web của trường.
• Khi nhận được thư báo nghỉ học không phép: gửi thư số 3 trong thời hạn ghi trong thư.
• 1～2 ngày trước khi con đi học lại: gửi thư số 4.

Thư số 1: xin nghỉ trong vòng một tuần

Dùng khi nghỉ 1～2 ngày học, hoặc khi trường nói số ngày quá ngắn, không làm independent study được. Ở California, thăm người thân và du lịch không nằm trong các lý do vắng mặt chính đáng của Education Code §48205, những ngày này phần lớn sẽ bị ghi là vắng; trọng tâm của thư là báo trước và sắp xếp bài vở cho xong.

• Subject: Absence notice – [Student name], Grade [X], [dates]
• Dear [Teacher name],
• I am writing to let you know that [Student name] will be absent from [date] to [date] because our family will be traveling to Taiwan to visit relatives. [He/She/They] will return to school on [date].
• Could you let us know which assignments [Student name] should complete while away, and how to turn them in? We want to make sure [he/she/they] keeps up with the class.
• Please let me know if the school needs any form from us. Thank you for your help.
• Sincerely, [Parent name], parent of [Student name], [phone]
• Giải thích bằng tiếng Việt: đoạn một nói ngày, lý do và ngày đi học lại; đoạn hai xin bài tập; đoạn ba hỏi có cần điền đơn không. Thay “Taiwan” bằng “Vietnam” hoặc nơi gia đình bạn về. “visit relatives” cứ ghi đúng sự thật, không cần bịa lý do.

Thư số 2: xin independent study (từ ba ngày trở lên)

Education Code §51747 của California cho phép independent study ngắn hạn trong vòng 15 ngày học: ký hợp đồng bằng văn bản, con làm bài tập giáo viên giao khi ở nơi khác, nộp đủ bài thì những ngày đó được tính là có mặt. Chương trình dài hạn quá 15 ngày có thêm yêu cầu học trực tuyến đồng bộ, hãy hỏi học khu trước xem có dùng được khi ra nước ngoài không. Số ngày tối thiểu, hạn nộp đơn, những ngày cuối học kỳ không nhận đơn đều do học khu tự định.

• Subject: Request for short-term independent study – [Student name], [dates]
• Dear [Attendance office / Teacher name],
• Our family will be in Taiwan from [date] to [date], which is [number] school days. We would like to request a short-term independent study contract for [Student name] for this period, so that [he/she/they] can complete schoolwork while away.
• Could you please send us the application form and let us know the deadline for submitting it? We are happy to meet with the teacher to sign the contract before we leave.
• [Student name] will have internet access and can submit work online. [He/She/They] will return to school on [date].
• Thank you, [Parent name], [phone]
• Giải thích bằng tiếng Việt: ghi rõ số ngày học (không phải ngày theo lịch); chủ động nói con có mạng để nộp bài trực tuyến; nhờ trường cho biết mẫu đơn và hạn nộp. Thay “Taiwan” bằng nơi gia đình bạn về. Hợp đồng phải có chữ ký của phụ huynh, học sinh, giáo viên, thường còn cần hiệu trưởng duyệt.

Thư số 3: trả lời sau khi nhận thư báo nghỉ học không phép

Ở California, trong một năm học nghỉ không phép 3 ngày trọn (hoặc đi trễ, về sớm quá 30 phút cộng dồn 3 lần) thì theo Education Code §48260 là truant, trường phải gửi thông báo theo luật. Nhận được thư báo nghỉ học không phép (truancy letter) không có nghĩa là đã bị phạt; trả lời là để lưu hồ sơ, giải thích tình hình và hỏi bước tiếp theo.

• Subject: Re: Attendance letter for [Student name], dated [date]
• Dear [Name on the letter],
• Thank you for your letter dated [date] about [Student name]'s absences from [date] to [date].
• Trường hợp A (có làm independent study): [Student name] was on a short-term independent study contract during these dates, and all assignments were turned in on [date]. I have attached the signed contract. Could you please update [his/her/their] attendance record?
• Trường hợp B (không làm): These absences were due to a family trip to Taiwan. [Student name] returned on [date]. We understand the attendance requirements and would like to know how [he/she/they] can make up the missed work. We will plan future trips with the school in advance.
• Please let me know if you would like to meet. I would appreciate an interpreter in Mandarin if a meeting is needed.
• Sincerely, [Parent name], [phone]
• Giải thích bằng tiếng Việt: trả lời trong thời hạn ghi trong thư; trường hợp A kèm hợp đồng và bằng chứng đã nộp bài; cần họp thì đến, có thể xin thông dịch viên trước (thay “Mandarin” bằng “Vietnamese”, “Taiwan” bằng nơi gia đình bạn về).

Thư số 4: báo trước khi con đi học lại

• Subject: [Student name] returning on [date]
• Dear [Teacher name],
• We are back from Taiwan, and [Student name] will return to class on [date]. [He/She/They] has completed the assignments from the independent study contract and will bring them on the first day. / [He/She/They] will need some help catching up on the work missed.
• Please let me know if there is anything we should do at home to help [him/her/them] catch up. Thank you for your support while we were away.
• Best regards, [Parent name]
• Giải thích bằng tiếng Việt: vài ngày sau khi con đi học lại, đăng nhập cổng thông tin phụ huynh, xem những ngày đó được ghi là independent study hoặc có mặt, không phải nghỉ không phép; ghi sai thì gửi thư nhờ attendance office sửa.

Thư số 5: hỏi quy định trước khi đặt vé máy bay

Nếu sẽ đi vắng nhiều tuần, hoặc con vào trường nhờ giấy phép chuyển học khu, trường magnet, trường charter theo bốc thăm, hãy hỏi rõ trước khi đặt vé. Luật tiểu bang không có số ngày thống nhất để hủy ghi danh, do học khu quyết định.

• Subject: Question about an extended absence – [Student name], Grade [X]
• Dear [Attendance office],
• We are planning a family trip to Taiwan from about [date] to [date], which would be about [number] school days. Before we book our tickets, could you help us with three questions?
• 1. How would these absences be recorded?
• 2. Is there an independent study option for this length of time, and are there any dates when it is not available?
• 3. After how many days of absence would [Student name] be dropped from enrollment, and would [he/she/they] keep [his/her/their] seat at this school?
• We would appreciate a reply by email so we can keep it for our records. Thank you.
• [Parent name], [phone]
• Giải thích bằng tiếng Việt: hỏi một lần cả ba câu, nhờ trường trả lời bằng email rồi lưu lại. Thay “Taiwan” bằng nơi gia đình bạn về.

Danh sách tài liệu đính kèm

• Xin independent study: mẫu đơn của trường, lịch trình vé máy bay khứ hồi (có ngày đi và ngày về).
• Trả lời thư báo nghỉ học không phép: hợp đồng independent study đã ký, hồ sơ nộp bài (ảnh chụp màn hình hoặc thư xác nhận của giáo viên).
• Về nước vì người thân bệnh hoặc có tang: trường có thể cần giấy tờ chứng minh, hỏi trước cần gì; ở California, dự tang lễ người thân trực hệ là lý do vắng mặt chính đáng, mỗi lần tối đa 5 ngày (§48205).
• Toàn bộ thư từ qua lại: lưu thành PDF, để chung một thư mục.

Kiểm tra trước khi gửi

• Tiêu đề có tên con, lớp, ngày.
• Ngày viết theo kiểu tiếng Anh, ví dụ March 3, 2027, không viết 3/3, để tránh nhầm thứ tự ngày tháng.
• Số ngày ghi là ngày học (school days), không phải ngày theo lịch.
• Giọng thẳng thắn, lịch sự, không cần xin lỗi hay giải thích quá nhiều.
• Để lại số điện thoại, ghi rõ giờ có thể liên lạc (tính cả chênh lệch múi giờ khi đang ở nước nhà).

Câu hỏi thường gặp

• Hỏi: Xin nghỉ về nước thăm người thân, ở California có tính là vắng mặt chính đáng không? Đáp: Không. Thăm người thân và du lịch không nằm trong các lý do vắng mặt chính đáng của Education Code §48205, những ngày này phần lớn sẽ bị ghi là vắng; nếu đủ số ngày thì có thể xin independent study ngắn hạn, số ngày tối thiểu do học khu định.
• Hỏi: Independent study ngắn hạn được xin tối đa bao nhiêu ngày? Đáp: Trong vòng 15 ngày học. Chương trình dài hạn quá 15 ngày có thêm yêu cầu học trực tuyến đồng bộ, hãy hỏi học khu trước xem có dùng được khi ra nước ngoài không.
• Hỏi: Nhận được thư báo nghỉ học không phép nghĩa là con đã bị phạt? Đáp: Chưa. Ở California, trong một năm học nghỉ không phép 3 ngày trọn là truant, trường phải gửi thông báo theo luật; trả lời trong thời hạn ghi trong thư để lưu hồ sơ và hỏi bước tiếp theo.
• Hỏi: Về nước chịu tang được nghỉ mấy ngày? Đáp: Ở California, dự tang lễ người thân trực hệ là lý do vắng mặt chính đáng, mỗi lần tối đa 5 ngày; trường có thể cần giấy tờ chứng minh, hỏi trước cần gì.
• Hỏi: Nghỉ quá lâu có bị hủy ghi danh không? Đáp: Có thể. Luật tiểu bang không có số ngày thống nhất để hủy ghi danh, do học khu quyết định; trước khi đặt vé, dùng thư số 5 để hỏi rõ.

Phạm vi bài viết

Dữ liệu trong bài tính đến tháng 10 năm 2026. Các mẫu thư chỉ để tham khảo cách viết, không bảo đảm trường sẽ duyệt cho nghỉ hay cho làm independent study. Quy định lấy luật California làm ví dụ; quy định về chuyên cần và hủy ghi danh của mỗi tiểu bang, mỗi học khu khác nhau, lấy theo câu trả lời bằng văn bản của trường và học khu của con. Phần tổng hợp đầy đủ quy định của California và Texas, xem bài của trang này về xin nghỉ về nước và nghỉ học không phép. Bài không phải là tư vấn pháp lý; vấn đề xuất cảnh rồi nhập cảnh lại, visa hay tình trạng cư trú, hãy hỏi luật sư di trú.