一時帰国で長く休むときの英文の手紙の文例、independent study の申請から無断欠席の通知への返信まで

欠席の手紙はいつ、誰に送るのか

• 航空券を予約する前：5通めの手紙（先に規定を聞く）を送り、学校から書面の回答をもらってから予約する。
• 出発の2～3週間前：1通めか2通めの手紙を送る。カリフォルニア州の学区によくある規定では、短期の independent study は少なくとも5授業日前に申請する。学区によって違う。
• 宛先：担任（中学・高校は教科ごとの教員に送るか、counselor に送って転送してもらう）。CC に attendance office を入れる。アドレスは学校のウェブサイトの Staff Directory か Attendance のページにある。
• 無断欠席の通知を受け取ったら：通知に書かれた期限までに3通めの手紙を送る。
• 学校に戻る1～2日前：4通めの手紙を送る。

1通め：1週間以内の欠席の手紙

1～2授業日の場合や、学校から日数が短すぎて independent study はできないと言われた場合に使います。カリフォルニア州では、親族訪問や旅行は Education Code §48205 の正当な欠席の理由に入っておらず、休んだ日はたいてい欠席として記録されます。手紙の目的は、事前に伝えておくことと、課題の手はずを整えておくことです。

• Subject: Absence notice – [Student name], Grade [X], [dates]
• Dear [Teacher name],
• I am writing to let you know that [Student name] will be absent from [date] to [date] because our family will be traveling to Japan to visit relatives. [He/She/They] will return to school on [date].
• Could you let us know which assignments [Student name] should complete while away, and how to turn them in? We want to make sure [he/she/they] keeps up with the class.
• Please let me know if the school needs any form from us. Thank you for your help.
• Sincerely, [Parent name], parent of [Student name], [phone]
• 日本語の説明：1段落めで日付と理由、学校に戻る日を伝え、2段落めで課題を頼み、3段落めで記入すべきフォームがあるかを聞く。「visit relatives」は事実どおり書けばよく、理由を作る必要はない。

2通め：independent study の申請（3日以上）

カリフォルニア州の Education Code §51747 は、15授業日以内の短期の independent study を認めています。書面の契約を結び、子どもは学校の外で教員が指定した課題をこなし、課題をすべて出せば、その期間は出席として扱われます。15日を超える長期の制度には同時双方向の授業についての要件が別にあるので、海外渡航に使えるかどうかを先に学区に聞いてください。最低日数、申請の期限、学期末で受け付けない日は、学区が独自に決めます。

• Subject: Request for short-term independent study – [Student name], [dates]
• Dear [Attendance office / Teacher name],
• Our family will be in Japan from [date] to [date], which is [number] school days. We would like to request a short-term independent study contract for [Student name] for this period, so that [he/she/they] can complete schoolwork while away.
• Could you please send us the application form and let us know the deadline for submitting it? We are happy to meet with the teacher to sign the contract before we leave.
• [Student name] will have internet access and can submit work online. [He/She/They] will return to school on [date].
• Thank you, [Parent name], [phone]
• 日本語の説明：授業日の日数（暦日ではない）を書く。オンラインで課題を出せることを自分から伝える。フォームと期限を教えてもらうよう頼む。契約には保護者、生徒、教員の署名が必要で、たいてい校長の承認も要る。

3通め：無断欠席の通知を受け取った後の返信

カリフォルニア州では、1学年のうちに正当な理由のない欠席が丸3日（または30分を超える遅刻・早退が合わせて3回）あると、Education Code §48260 により truant（怠学）とされ、学校は法律に従って通知を送らなければなりません。無断欠席の通知（truancy letter）を受け取っても、罰を受けたということではありません。返信する目的は、記録を残し、事情を説明し、次に何をすればよいかを聞くことです。

• Subject: Re: Attendance letter for [Student name], dated [date]
• Dear [Name on the letter],
• Thank you for your letter dated [date] about [Student name]'s absences from [date] to [date].
• ケースA（independent study の手続きをしていた場合）：[Student name] was on a short-term independent study contract during these dates, and all assignments were turned in on [date]. I have attached the signed contract. Could you please update [his/her/their] attendance record?
• ケースB（手続きをしていなかった場合）：These absences were due to a family trip to Japan. [Student name] returned on [date]. We understand the attendance requirements and would like to know how [he/she/they] can make up the missed work. We will plan future trips with the school in advance.
• Please let me know if you would like to meet. I would appreciate an interpreter in Japanese if a meeting is needed.
• Sincerely, [Parent name], [phone]
• 日本語の説明：通知に書かれた期限までに返信する。ケースAでは契約書と課題を出した証拠を添える。面談が必要なら出向き、通訳は事前に頼んでおける。

4通め：学校に戻る前の連絡

• Subject: [Student name] returning on [date]
• Dear [Teacher name],
• We are back from Japan, and [Student name] will return to class on [date]. [He/She/They] has completed the assignments from the independent study contract and will bring them on the first day. / [He/She/They] will need some help catching up on the work missed.
• Please let me know if there is anything we should do at home to help [him/her/them] catch up. Thank you for your support while we were away.
• Best regards, [Parent name]
• 日本語の説明：学校に戻って数日たったら保護者用システムにログインし、休んだ日が independent study か出席として記録されていて、無断欠席になっていないかを確かめる。間違っていたら attendance office にメールで訂正を頼む。

5通め：航空券を予約する前に規定を聞く

何週間も休む場合や、子どもが学区間の転校許可、マグネットスクール、チャータースクールの抽選で入った場合は、航空券を予約する前に確認しておいてください。在籍が取り消される日数は州法で一律に決まっておらず、学区が決めます。

• Subject: Question about an extended absence – [Student name], Grade [X]
• Dear [Attendance office],
• We are planning a family trip to Japan from about [date] to [date], which would be about [number] school days. Before we book our tickets, could you help us with three questions?
• 1. How would these absences be recorded?
• 2. Is there an independent study option for this length of time, and are there any dates when it is not available?
• 3. After how many days of absence would [Student name] be dropped from enrollment, and would [he/she/they] keep [his/her/their] seat at this school?
• We would appreciate a reply by email so we can keep it for our records. Thank you.
• [Parent name], [phone]
• 日本語の説明：3つの質問を一度に聞き、メールで返事をもらって保存しておく。

添付書類のリスト

• independent study の申請：学校の申請書、往復の航空券の旅程（出発日と帰りの日付が分かるもの）。
• 無断欠席の通知への返信：署名済みの independent study の契約書、課題を出した記録（スクリーンショットか教員からの確認のメール）。
• 家族の病気や葬儀で一時帰国する場合：学校が証明書類を求めることがあるので、何が必要かを先に聞く。カリフォルニア州では、近親者の葬儀は正当な欠席の理由で、1回につき最大5日（§48205）。
• すべてのやり取り：PDF にして同じフォルダーに保存する。

送る前の確認

• 件名に子どもの名前、学年、日付を入れる。
• 日付は March 3, 2027 のような英語の書き方にし、3/3 とは書かない。月と日の順番の取り違えを防ぐため。
• 日数は暦日ではなく授業日（school days）で書く。
• 率直に、礼儀正しく書く。謝ったり説明しすぎたりする必要はない。
• 電話番号を書き、連絡がつく時間帯も書く（日本にいるときの時差を考える）。

よくある質問

• 質問：一時帰国して親族を訪ねるための欠席は、カリフォルニア州では正当な欠席になりますか。答え：なりません。親族訪問や旅行は Education Code §48205 の正当な欠席の理由に入っておらず、休んだ日はたいてい欠席として記録されます。日数が足りれば短期の independent study を申請でき、最低日数は学区が決めます。
• 質問：短期の independent study では最大何日休めますか。答え：15授業日以内です。15日を超える長期の制度には同時双方向の授業についての要件が別にあるので、海外渡航に使えるかどうかを先に学区に聞いてください。
• 質問：無断欠席の通知を受け取ったら、子どもはもう罰を受けたということですか。答え：まだです。カリフォルニア州では1学年のうちに正当な理由のない欠席が丸3日あると truant とされ、学校は法律に従って通知を送らなければなりません。通知に書かれた期限までに返信し、記録を残して次に何をすればよいかを聞いてください。
• 質問：葬儀のために一時帰国する場合、何日休めますか。答え：カリフォルニア州では、近親者の葬儀は正当な欠席の理由で、1回につき最大5日です。学校が証明書類を求めることがあるので、何が必要かを先に聞いてください。
• 質問：長く休みすぎると在籍が取り消されますか。答え：取り消されることがあります。在籍が取り消される日数は州法で一律に決まっておらず、学区が決めるので、航空券を予約する前に5通めの手紙で確認してください。

この記事の範囲

この記事の情報は2026年10月時点のものです。手紙の文例は書き方の参考にすぎず、学校が欠席や independent study を承認することを保証するものではありません。規定はカリフォルニア州の条文を例にしており、出欠と在籍の取り消しの規定は州や学区によって違うので、子どもの学校と学区の書面の回答を基準にしてください。カリフォルニア州とテキサス州の規定をまとめたものは、一時帰国による欠席と無断欠席を扱った当サイトの記事を見てください。この記事は法律上の助言ではありません。出国後の再入国、ビザ、在留資格の問題は移民弁護士に相談してください。